الاتصالات والتواصل في الفعالية

الاتصالات والتواصل في الفعالية

1627 1069 Events Tadreeb

تعتبر مهارة الاتصال قاعدة وبنية تحتية للموارد البشرية في الفعالية وتعتبر الموارد البشرية هي الجهة المسئولة عن الاهتمام بآليات التواصل الداخلي من خلال ضبط التناغم بين فرق العمل التي تعمل مع بعضها البعض وبين فرق العمل ومقدمي الخدمات في الفعالية.
القدرة على التواصل بفعالية من اهم الممارسات الإدارية المهمة في كل منظمة بل وحتى على الصعيد الشخصي وتعاملنا مع من حولنا ومن يعيشون في محيطنا.. فكيف الحال في ادارة الفعاليات حيث لا يتم تنفيذ أي عمل او نشاط في الفعالية الا عن طريق اشخاص من المهم التواصل معهم باحتراف.
عند وضع آلية التواصل في الفعالية يجب الاهتمام بثلاثة أشياء:
1- التواصل بين أعضاء الموارد البشرية:
ممكن ان نعرف أعضاء الموارد البشرية كل الذين يعملون لصالح الفعالية سواء كانوا يعملون بشكل رسمي او تعاون او تطوع، ولنجاح التواصل بينهم يجب الحرص على:
– توضيح وتحديد مهام كل فرد في الفريق وعلاقته الوظيفية مع الأخرين الذين يعملون معه في نفس الموقع والمواقع الأخرى في الفعالية ويكون هذا عبر الوصف الوظيفي.
– الاهتمام بوضع مطوية او دليل للفعالية يوزّع على أعضاء الموارد البشرية العاملين في الفعالية يتضمن جميع المعلومات المهمة كقوائم بأسماء جميع من يعمل في الفعالية إضافة الى مقدمي الخدمات.
– الإجراءات واللوائح في الفعالية يمكن ان تتضمن آليات التعامل مع الجمهور او الإعلام إضافة الى آليات إدارة الأنشطة في الفعالية وآليات معالجة المخاطر.
2- التواصل بين فرق العمل:
فرق العمل هي جميع الجهات – التي تعمل لصالح الفعالية من مقدمي الخدمات او الجهات الراعية والداعمة او الجهات الرسمية التي تقدم خدمات ودعم للفعالية …وهنا يجب الحرص على إعلام جميع الفرق بالخطط والآليات التي تخصه وتخص عمله على ارض الفعالية وكيفية التواصل مع الفرق الأخرى في حال احتاج التواصل معهم.

يجب ان تكون جميع فرق العمل على اطلاع ودراية بجدول الأنشطة والفعاليات المصاحبة، ويحصلوا على نسخة من كتيب الفعالية وقائمة بأعضاء الموارد البشرية في الفعالية وقائمة بأسماء وآلية التواصل مع الفرق الأخرى.
3- التواصل مع الجمهور:
الجمهور هو العميل النهائي الذي أقيمت من أجله الفعالية ومن أجل جذبه، لذا يجب ان يشترك الجميع في التواصل مع الجمهور بشكل محترف …الجميع بلا استثناء من أعضاء الموارد البشرية …الى العاملين في الفعالية …او مقدمي الخدمات وينقسم التواصل مع الجمهور الى قسمين:
تواصل مباشر: يكون بين الجمهور وبين مقدم الخدمة مباشرة خلال الفعالية او قبلها وغالبا ما يكون التواصل من اجل الاستفسار أو طلب المساعدة لذا يجب ان يكون جميع من يعمل مع الجمهور وخدمتهم على قدر كبير من المسئولية والمعرفة وحسن التعامل لخدمة الجمهور.
تواصل غير مباشر: يكون هذا التواصل عبر وسائل وأدوات التواصل مع الجمهور سواء كانت شبكة الأنترنت او إعلانات الطرق او أدوات التسويق المختلفة، يجب ان تكون الرسائل واضحة وجلية تريح الجمهور من عبء السؤال والاستفسار.