هل من المهم اعداد خطة عمل للفعالية !

هل من المهم اعداد خطة عمل للفعالية !

2475 2077 Events Tadreeb

هل فكرت يوما في كيفية اعداد خطة عمل لفعالية!
تحتاج كل فعالية، مهما بلغ حجمها او اختلف نوعها وطبيعتها، الى خطة عمل محترفة، قد يستغرق اعداد خطة عمل للفعالية وقتًا طويلاً – ولكنه يستحق هذا الجهد المبذول، دور خطة العمل للفعالية مشابه لأي خطة عمل للمشاريع ..هو التركيز على غرض الفعالية وأهدافها وتحديد جدواها المالية وإمكاناتها وتحديد الموارد اللازمة لتنظيمها وتقديمها للجمهور.
نذكر هنا بعض المعلومات والعناصر التي يفضل أن تحتويها خطة عمل الفعالية ونصائح حول كيفية كتابتها.
يجب أن تكون خطة عمل الفعالية كأي خطة عمل – وثيقة شاملة- مع تفاصيل كافية للإجابة على أي أسئلة من الجهات المشاركة او المستهدفة للمشاركة او الدعم او الرعاية أو أعضاء الفريق المنظم للفعالية. فيما يلي أهم العناصر التي نقترح ان تتضمنها خطة العمل :
1. ملخص تنفيذي
الملخص التنفيذي هو نظرة مركزة ودقيقة للفعاية، ويشكّل مقدمة وتعريف لكل من الفعالية والجهة المنظمة. ونقترح ان تكون المقدمة صفحة واحدة على الأقل وتتيح معرفة:
* ما هي الفعالية وأين / متى سوف تنظم
* مهمة وأهداف الفعالية
* كيف تفيد الفعالية المجتمع المحلي (المدينة او الدولة التي ستقام فيها الفعالية)
* من هي الجهة المنظمة (فرق العمل)
* المنافع والمكاسب والتأثيرات المتوقعة بكل انواعها
نقترح ان تكون المقدمة جاذبة ومحفزة وتختصر المهمة والغرض للفعالية دون الدخول الى تفاصيل الفعالية التي ستذكر لاحقا في العناصر الأخرى للخطة.

2. تاريخ الفعالية
نقترح ان يوفر هذا الجزء من الخطة فرصة للتعمق أكثر في تاريخ الفعالية، بما في ذلك التجارب السابقة ونجاحات الفعالية التي تحققت (لو كانت الفعالية أقيمت أكثر من مرة). يفضل ادراج معلومات تاريخية وأرقام واحصائيات – ربما عن عدد الجمهور في الفعاليات السابقة المكاسب والتأثير الذي حققته الفعالية صور او اخبار او تغطيات إعلامية – وهذا يدرج في ملحق الخطة .
3. نظرة عامة على الفعالية
سلط الضوء هنا في مهمة وأهداف الفعالية والسوق المستهدف ومن هي الجهات المشاركة سواء داعمة او مُنظِمة او راعية. ويمكن ذكر ماهي نوع المشاركة لكل جهة من الجهات المشاركة ماهي التراخيص المطلوبة يمكن أيضًا وصف أنشطة الفعالية وبرامجها بمزيد من التفاصيل في هذا الجزء من الخطة .
4. متطلبات الفعالية
يذكر في هذا الجزء من الخطة تفاصيل متطلبات الفعالية، تتضمن المتطلبات العناصر البارزة في أنشطة الإنتاج وما قبل الإنتاج بدءًا من استئجار المواقع والتجهيزات والمعدات والأعمال المدنية والديكور والهوية ( في حالة تطلبها الموقع )،إضافة الى الشئون القانونية والتأمين والتراخيص المطلوبة من الجهات المرخصة التي قد تكون اكثر من جهة والدعم المطلوب من الجهات الرسمية التي لها علاقة بتنفيذ الفعالية – بلديات أمن مرور وغيرها..كما يجب ان تتضمن المتطلبات تحديد موقع تنظيم الفعالية ما هو الموقع الذي تم اختياره وتأكيده ،او افضل المواقع المقترحة .
5. خطة التسويق
هنا ستسلط الضوء على أدوات التسويق المناسبة لفعاليتك ماهي الإستراتيجية المتبعة للتسويق؟ ، ماهي الأدوات المستخدمة للوصول الى الجمهور المستهدف قد تشمل معلومات خطة التسويق :
* الميزة التنافسية في الموقع الذي ستنظم فيه الفعالية

* السعر وقيمة حضور الفعالية
* القنوات وكيف ستصل الى الجمهور المستهدف، ماهي الوسائل المناسبة للفعالية والمستخدمة في تسويق الفعالية
* اليات ومراكز البيع ( تذاكر – مجانية – رسوم تسجيل )
يضاف تحت الخطة التسويقية الخطة الإعلامية وخطة العلاقات العامة المخطط لها في الفعالية
6. الجانب المالي للفعالية
تعتبر الموازنة من أهم العناصر التي تؤثر تأثيرا مباشرا في إنجاح الفعالية فإن إعداد موازنة الفعالية يعد من أهم الخطوات الداعمة للتخطيط ضمن برنامج الفعالية
اذكر هنا تفاصيل الموازنة الخاصة بالفعالية ما هو حجم المصروفات لأنشطة وأعمال الفعالية وماهي الإيرادات المتوقعة كيف سيتم تمويل الفعالية وما هو العائد على الاستثمار
7. الملحق – ومعلومات إضافية
خطة العمل عبارة عن وثيقة مهمة وتمثل هوية الفعالية. لذا يجب ان تكون اللغة المستخدمة محترفة ، وتسوق للعلامة التجارية للفعاية نقترح ان تضع في الحسبان تضمين ملحق الخطة التالي :
معلومات أخرى مفيدة وذات قيمة للخطة مثل خريطة الفعالية أو أبحاث السوق أو التقارير التي تتناسب مع فعاليتك.
* ماهي الميزة التنافسية التي تميزك بوضوح عن المنافسين وتجعلك اهل لتنظيم الفعالية.
* ركز على عرض الفرصة التسويقية للفعالية، كيف ستساعد وماذا ستفعل ليحقق شركاؤك فرصة رائعة لتسويق علامتهم التجارية في الفعالية كيف ستظهر قيمة هذا الدعم او الرعاية لجمهورك .
* ركز على اظهار قدرة وموهبة فريق عملك. تأكد من إبراز مهاراتهم وخبراتهم السابقة ، لإقناع الشركاء والرعاة بأنك الأفضل والأجدر .