مشكلات رئيسية في عملية تخطيط الفعاليات وكيفية التعامل عليها.
يومكم سعيد وملئ بالنشاط و”الفعالية “
تعتبر مهمة تخطيط وتنظيم الفعاليات من المهام الوظائف المرهقة و الصعبة ولست اخالف هذا القول وربما نتفق عليه ولكن أضيف انها من الوظائف المثيرة والممتعة في ذات الوقت…. بشرط …ان نعتمد خطة صحيحة يتم وضعها بدقة اضافة الى الاستعانه على بعض الأدوات المساعدة لتنظيم أفضل الفعاليات.
في الكثير من الحالات، بغض النظر عن المشاكل الشائعة أو المالوفة، سوف يظهر في الأفق مشكلات وحوادث غير متوقعة تعد تحدياً كبيراً في عملية تنفيذ الفعاليات خصوصا الضخمة منها كل تلك الحوادث والمشكلات لا يجب التغاضي عنها وتجاهلها، بل يجب التعامل معها بحذر وبالشكل الصحيح. وعادة ما تظهر تلك المشاكل غير المتوقعة في مراحل متقدمة من تنظيم الفعالية بمعنى في مراحل لايمكن التأجيل او الالغاء اوالارجاء هنا اود ان اذكر بعض الأمور التي قد يحدث منها مشاكل وحوادث غير متوقعه اذا لم نهتم بالتخطيط مبكرا لها او نحسن التعامل معها عند حدوثها:
1.عدم كفاية التمويل
التمويل غير الكافي …من الأمور الشائعة في الفعاليات والغالب ان معظم منظمي الفعاليات قد واجهتهم مشكلة التمويل على الأقل مرة واحدة هناك طريقة يعتمد عليها معظم منظمي الفعاليات وهي
“وفر تمويل للفعالية دون تخطيط محكم ثم بعد ذلك قم بالإنفاق “،
ومن ثم يؤول بهم الأمر في موقف لا يحسدون عليه عندما يجدون أنفسهم ينفقون أكثر من الميزانية المحددة، ثم يتم إدارك الأمربعد ان يكون قد فات الأوان. لذا من المهمم وضع خطة محكمة للتكاليف والصرف ويتم معرفة أين ومتى يتم الانفاق ويجب ان تقوم بعمل بحث حول موارد الفعالية والنفقات الخاصة بها واستخدم بعض الأدوات والبرامج التي تساعدك في تصميم جداول للتحكم في الصرف والاستعانة بمتخصص لإدارة موازنه الفعالية
2.عدم الاهتمام بالتفاصيل
في ادارة الفعاليات كل مهمة وعمل دون استثناء مهم حتى لو بدى ذلك العمل لنا بسيطا او غير مهم لابد من انجازه بكل حرفية واتقان في الفعاليات يجب ان لايكون هناك…. مجال للخطأ …بقدر المستطاع لان الخطأ في الفعاليات يكلف كثيرا لذا ننصح ونوصي بعمل اجتماعات متكررة خلال فترة الإعداد مع فريق العمل ومراجعه سير العمل المنجز والعمل المستقبلي المتوقع وتسجيل وتدوين هذا الاعمال مباشرة وتنفيذها او تأجيلها عندما يحين وقتها ولانعتمد على ذاكرتنا وتعتبر هذه واحدة من أفضل الطرق لتحقق أفضل النتائج دون الانتظار حتى تحين اللحظات الأخيرة الحاسمة.
3.اختيار موقع الفعالية
تعتبر مهمة اختيار الموقع المناسب للفعالية أمر في غاية الأهمية وتبدأ مهمة اختيار الموقع في مرحلة التخطيط الأولية . هناك الكثير من الأشياء الواجب وضعها في الاعتبار عند اختيار الوقع مثل، هل يناسب الموقع فكرة ومحتوى الفعالية، هل من السهل الحصول على التراخيص من الجهات المرخصة هل ستحتاج الى ديكور هل يتطلب الموقع اعمال مدنية اذا الموقع خارجي، وهل وسائل النقل والوصول لموق الفعالية أمر متاح وسهل، .احرص أن يتم اختيار مكان مناسب للفعالية التي ننظمها عليها وأن يضيف اليها قيمة مضافة .
ان عدم التوفيق في اختيار الموقع المناسب يؤثر بشكل كبير على نجاح التخطيط والنفقات المطلوبة.
4.تغير الأحوال الجوية .
في مراحل التخطيط الاولى ادرس حالات الطقس في التاريخ المقرر لإقامة الفعالية يعتبر الطقس من أكبر التحديات التي من دورها ان تفشل بالفعالية بشكل جذري .
لذا يجب اخذ الاحتياطات اللازمة قدر المستطاع في حالة حدوث تغييرات في الطقس كما يحدث عندنا في بعض فصول السنة هبوب العواصف الرملية وهذا يحدث غالبا في المواقع المفتوحة خارج القاعات والأماكن المغلقة من الممكن ان نتعامل مع بعض ظروف الطقس المتغير وان نقلل من الضرر الذي قد يقع ويؤخر من إكمال انشطة الفعالية ..فمثلا لو هطلت امطار خفيفة يمكن توفير شمسيات وملابس من البلاستيك ولكن لو هبت عاصفة رملية حجبت الرؤية هنا يحب التواصل مع الجمهور وأخباره بتأجيل الأنشطة وأحيانا ممكن استخدام هذه الظروف الى التسويق لفعاليتك بطريقة غير مباشرة ربما توزع شمسيات باسم الفعالية او توزيع المياه او العصائر المثلجة او النظارات الشمسية في حالات الطقس الحار في كلا الأحوال يجب الاهتمام بالبحث من البداية عن حالات الطقس في بداية التخطيط للفعالية.
5.الاهتمام بالوقت .
ابدا في التخطيط مبكراً قدر الإمكان واستثمار الوقت ولا تعتقد دائما ان لديك متسع من الوقت جدول اعمالك والتزم بتنفيذ اعمالك حسب الجدول المعد مسبقا بناءً على أولوياتك وأهدافك، قم بتحديد الوقت المناسب لتحقيقها في عملية التخطيط. واستخدم بعض البرامج المساعدة على اعداد جداول التخطيط الزمني للمشاريع .
6.عدد مبالغ فيه من الناس .
كن منطقيا في التسويق للفعالية بما يتناسب مع المحتوى والانشطة …ليس في كل الأحوال من المناسب استخدام أدوات التواصل الاجتماعي .لاتعتقد إذا كان عدد الحضور أكثر من المتوقع او المخطط ، فهذا يوحي بالنجاح الكبير الذي حققته عملية التسويق هنا سوف تحتاج الى بذل جهد كبير لاستضافة هذا الجمهور غير المتوقع وربما يشكل مشكله في إدارة الزحام المتوقع حدوثه وصعوبة ادارته وحدوث مخاطر لم تكن محسوبة ويؤثر على سمعتك وسمعة الفعالية لذا احرص من البداية على استخدام وسائل تسويقية مناسب تحقق لك الانتشار بما يتناسب مع إمكانية فعاليتك وضع خطط واليات في حال حضور الجمهور اكثر من المتوقع وكيف تتعامل معها.
